La BDESE est un outil exigé par la Loi. Elle permet aux chefs d’entreprise de mettre à la disposition des IRP, les informations économiques et sociales de l’établissement. La Base de données économique, sociale et environnementale est obligatoire pour les enseignes qui possèdent 50 salariés minimum. Elle favorise un meilleur échange social et doit être mise à jour régulièrement par le responsable. Pour l’élaborer, différentes étapes sont à suivre.
Plan de l'article
Prendre l’avis de l’effectif
Avant la mise en place de la BDESE, vous devez d’abord vérifier si le personnel exige sa création. En effet, dans les entreprises dont l’effectif est au-delà de 11 salariés, le CSE devient obligatoire, mais pas la BDESE. Par contre, lorsque le nombre de vos employés dépasse 50, il est impératif que vous lanciez la procédure d’installation.
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Élaborer le contenu
L’étape suivante consiste à définir le contenu de votre base de données économique, sociale et environnementale. Vous pouvez le faire avec l’accord des membres de votre entreprise. Cependant, si vous préférez vous exempter des négociations, vous devez respecter l’organisation, l’architecture et les détails exigés par la législation.
Celle-ci demande la présence des informations telles que :
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- les investissements ;
- le détail des fonds propres ;
- les renseignements sur l’endettement et les impôts ;
- le salaire des employés et des dirigeants.
Vous devez également insérer la rémunération des actionnaires et de l’actionnariat. Le document doit contenir la représentation du personnel, les activités sociales et culturelles. N’oubliez pas les flux financiers réservés à l’entreprise. Fournissez les accords conclus, les transferts de capitaux, les cessions, les fusions et les acquisitions.
Vous devez aussi mentionner les incidences environnementales des activités de la société.
Donner accès aux informations
Une fois que vous parvenez à définir le contenu de la BDESE, vous devez connaître les personnes qui peuvent y avoir accès. Cet outil est destiné à la direction, au service des ressources humaines et à la section de la gestion des finances. Le chef d’entreprise doit également l’envoyer aux membres du comité social et économique.
Dans le cas contraire, il doit le transmettre au CSE central. Les délégués syndicaux et l’inspection du travail ont le droit de consulter cette base de données. Celle-ci doit être disponible à tout moment ou selon les plages horaires et les jours que vous avez définis.
Vous devez aussi mettre à jour les informations conformément au Code du travail. Les représentants du personnel doivent être au courant des changements.
Définir les données à caractères confidentiels
Selon l’article L. 2312-36 du Code du travail, les personnes qui ont accès au document sont tenues d’être discrètes. Elles doivent conserver la confidentialité des éléments que contient l’outil. Pour ce faire, le chef d’entreprise doit définir les données à caractère sensible. Il doit fournir la durée sur laquelle ces informations ne doivent pas être divulguées.
Établir le format du support
Pour mettre en place la BDESE, vous devez avoir une idée du format de votre support. Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez faire recours à un fichier partagé à travers une gestion électronique de documents. Vous pouvez aussi vous servir d’un outil de business intelligence ou d’une extension de la paie.
Les classeurs papier et fichiers Excel sont acceptés. Par contre, vous ne pouvez pas les utiliser lorsque votre entreprise réunit plus de 300 salariés.
Les sanctions en cas de non-élaboration de la BDESE
Lorsqu’une entreprise n’élabore pas la BDESE, l’employeur encourt plusieurs peines. En effet, ce non-respect est considéré comme un délit d’entrave. La loi vous fait payer une amende de 7 500 euros. Dans le cas de contenu incomplet ou de mauvaise mise à jour, les représentants du personnel peuvent se rendre à la justice pour réclamer les données manquantes.
Dans certaines circonstances, le tribunal peut bloquer un projet de cession ou PSE. Les membres du CSE peuvent vous rappeler à l’ordre sur l’indisponibilité de la BDESE. Cela peut arriver au cours de la consultation sur les orientations stratégiques de la société. Aussi, vous devez exposer des informations aisément interprétables au risque d’être sanctionné.
En conclusion, la BDESE est un outil obligatoire à mettre en place sous peine d’amende. Pour l’élaborer, vous devez suivre certaines démarches importantes.
