Les entreprises les plus rentables ressentent à un moment donné le besoin de s’établir dans un plus grand local. Pour ce faire, ils procèdent à un changement d’adresse. Tendance, le changement d’adresse est réalisé suivant une certaine démarche. C’est un processus à la fois immobilier et administratif.
Il faut penser au transfert de siège social et au changement de local. Le transfert de siège social est la démarche, la plus importante du changement d’adresse d’une entreprise. Démarche assez complexe pour les néophytes, il suscite de nombreuses interrogations chez les entrepreneurs. Quelle est la procédure à suivre ? Quels documents fournir pour effectuer un transfert de siège social ? Combien coûte une telle démarche ? Nous répondons à toutes vos préoccupations dans ce billet.
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Plan de l'article
- Qui décide du transfert de siège social dans une entreprise ?
- Quelles sont les étapes d’une procédure de transfert de siège social ?
- La mobilisation des associés
- La rédaction du procès-verbal
- La publication de l’avis du transfert de siège social
- La déclaration de l’acte
- Zoom sur la démarche à suivre pour un transfert de siège social à l’étranger
- Quel budget prévisionnel établir pour un transfert de siège social ?
- Peut-on effectuer un transfert de siège social en ligne ?
Pour effectuer le transfert de siège social d’une entreprise, une décision préalable est nécessaire. La décision d’une telle opération est prise par les organismes habilités par la société. Ainsi, les décideurs peuvent varier d’une société à une autre, principalement en raison du statut juridique de celle-ci.
Dans une SARL, la décision du transfert de siège social doit revenir à l’ensemble des associés. Cependant, le gestionnaire désigné de la société peut s’en charger sous réserve de confirmation par les actionnaires. Ces derniers peuvent valider la décision ou s’y opposer.
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Dans les SAS, il est librement et légalement désigné un organe responsable d’une telle décision, rendant ainsi la décision du transfert par une assemblée non-obligatoire. Par contre, dans une société civile, le changement adresse entreprise nécessite impérativement une assemblée générale extraordinaire (AGE).
De la convocation d’une AGE jusqu’à la déclaration de l’acte de transfert, le processus d’un transfert de siège social se décline en plusieurs étapes. Chaque étape revêt une importance capitale et il est recommandé de les compléter convenablement afin d’éviter les mauvaises surprises administratives.
La mobilisation des associés
C’est l’étape première de toute décision de transfert. Elle consiste à avertir les associés d’une réunion en AGE pour qu’ils puissent donner leur avis par rapport à l’ordre du jour. Cette convocation doit respecter un délai légal de 21 jours. Toutefois, il faudra se référer aux statuts afin de déterminer le délai adéquat pour une convocation d’AGE au sein de la société.
La demande de rassemblement des associés doit statuer sur certains renseignements tels que la date et l’heure de la convocation, le type d’assemblée générale, la thématique du jour ainsi que les conditions de vote. Ces éléments ont un but purement informatif pour les participants.
La demande de mobilisation des associés peut être transmise suivant plusieurs modalités. Ces dernières peuvent différer au gré des règlements de chaque entreprise. Il est possible de transmettre la convocation pour une assemblée par remise directe sans intermédiaire ou par lettre recommandée avec accusé de réception. La convocation peut être également transmise par mail.
La rédaction du procès-verbal
La décision du transfert de siège social doit être écrite pour pouvoir être justifiée auprès de l’autorité compétente. La rédaction d’un procès-verbal de l’AGE des associés sur le transfert de l’adresse légale est le justificatif qui vient formaliser cette décision. Le PV certifie le respect des conditions de vote.
En tant que preuve de décision, le procès-verbal doit aussi obligatoirement comporter des mentions bien précises. Il s’agit de la date et de l’heure, la personnalité civile des participants, le résumé de la séance, le listing des documents exploités, des conditions et des résultats de vote. Des modèles de procès-verbal sur la décision de transfert de siège social sont disponibles sur internet pour vous aider dans votre rédaction.
Cette étape revient à publier une annonce dans un journal d’annonces légales pour informer les tiers, clients et partenaires, de votre changement d’adresse. Des informations clés doivent figurer dans l’annonce. On doit y retrouver la dénomination et le statut juridique de la société. Son numéro d’immatriculation doit également impérativement être renseigné. La nouvelle adresse du siège social doit en outre être précisée.
Effectuée dans un délai d’un mois dès la prise de décision, la formalité de publication peut être accomplie différemment. Si c’est un transfert de siège social dans le même département, vous n’aurez qu’à publier une seule annonce dans le département qui va accueillir le siège social de votre entreprise.
S’il s’agit d’un transfert de siège dans un autre département, il va falloir procéder à une double publication de l’avis de publicité. Une publication doit être réalisée dans un journal du département de l’ancien siège social. Une seconde publication sera également faite dans un JAL dans le département de destination de la société. Les deux publications doivent mentionner les mêmes renseignements requis pour le transfert de siège social dans un même département.
La déclaration de l’acte
La déclaration de transfert de siège social s’effectue en deux phases. On procède d’abord au remplissage d’un formulaire CERFA puis au dépôt d’un dossier au greffe du Tribunal de Commerce. Le dossier peut aussi être déposé au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise.
Le formulaire de déclaration de modification d’une personne morale ou formulaire CERFA M2 de transfert de siège, comporte deux parties à remplir. La première concerne les renseignements relatifs à votre entreprise (dénomination sociale, numéro d’immatriculation, statut juridique, l’adresse, etc.). La deuxième partie statue sur la date du transfert de siège social et l’adresse du nouveau siège.
Pour confirmer votre transfert, il faut procéder à un dépôt de l’ensemble de vos pièces au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE dont dépend territorialement le nouveau siège social. Les pièces suivantes doivent constituer le dossier :
- le procès-verbal du transfert de siège social ;
- l’attestation de parution dans un JAL ;
- les règlements d’entreprise mis à jour et signés par les associés ;
- le formulaire CERFA M2 ;
- un justificatif du nouveau siège social ;
- un chèque pour régler les honoraires du greffe.
Certaines sociétés transfèrent leur siège social dans d’autres pays. Pour réaliser une telle démarche, il convient de suivre une démarche différente. Celle-ci se décline en deux grandes formalités. Pour commencer, vous devez dissoudre votre société. Après dissolution, vous procéderez à sa création sur le territoire du pays de destination.
Cessation légale de l’ancienne société
Cette démarche s’explique par le fait que les lois auxquelles sont soumises les sociétés varient en fonction du pays. L’entreprise ne pouvant être soumise aux obligations légales de deux Etats, il est nécessaire qu’elle cesse d’exister avant de s’établir à l’étranger. Une assemblée générale extraordinaire est nécessaire à la prise de la décision de dissolution. La dissolution se fait suivant une procédure réglementaire qu’il convient de suivre scrupuleusement.
Création d’une nouvelle entreprise
Après sa dissolution, la société peut être reconstituée dans son nouveau siège social. Ici, vous devrez suivre les règles en vigueur dans le pays de destination et vous y conformer. La preuve de l’immatriculation de votre société à l’étranger devra être fournie pour que Tribunal de Commerce finalise la radiation de votre société en France.
Le transfert de siège social n’est pas une opération gratuite. Comme la plupart des démarches de vie des sociétés, il entraîne des dépenses. Ces dernières doivent être bien comprises et calculées pour une meilleure gestion du budget de l’entreprise. Plusieurs frais sont notamment à assurer pour transfert le siège social d’une société.
Les premiers concernent les démarches auprès du greffe. Ils varient en fonction du statut des sociétés et du tribunal compétent pour le nouveau siège social. Les dépenses sont plus abordables pour l’EURL et la SASU comparativement aux frais appliqués à la SARL à la SAS et à la SCI. Le tarif est également plus avantageux si le transfert de siège n’entraîne pas un changement de Tribunal compétent. Ici, vous devez prévoir entre 75 et 230 euros.
Des frais d’annonces légales sont également à prendre en charge. Le statut juridique de l’entreprise conditionne ici également le tarif appliqué. Prévoyez au minimum 150 euros pour régler les frais d’annonces légales. La dépense peut monter à 200 euros. Mieux encore, vous engagerez une dépense double dans le cadre d’un transfert de siège vers un département différent.
Si vous envisagez un transfert de siège à l’étranger, les frais des démarches de dissolution et de reconstitution de votre société doivent également être pris en compte dans votre budget. Le montant total de l’opération grandira également dans le cadre du recours à des professionnels. En dépit de l’incidence de cette approche sur votre budget, il est grandement conseillé de faire appel à des spécialistes pour un transfert de siège simplifié et rapide.
La transition numérique a favorisé la dématérialisation de plusieurs services administratifs. La réalisation des démarches en ligne est appréciée en raison de sa simplicité et son caractère pratique. Grâce à cette nouvelle approche, il n’est plus nécessaire de se déplacer et il est aisé de gagner du temps.
Vous serez heureux d’apprendre qu’il est bien possible de faire un transfert de siège en ligne. Il vous suffit de déposer votre dossier de demande de transfert en ligne sur infogreffe. Vous aurez à cet effet besoin d’un compte. Sur votre compte, remplissez votre formulaire de demande, joignez-y les documents justificatifs approprié et réglez les frais avec une solution de paiement en ligne.
