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Comment réussir son message de répondeur pour être professionnel ?

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Le téléphone reste, malgré l’ascendance des canaux digitaux, un outil incontournable de communication. Grâce à sa simplicité et à sa célérité, l’interlocuteur peut laisser son message s’il n’arrivait pas à joindre son destinataire. Pour une entreprise, soigner son message de répondeur est important d’autant plus qu’il contribue à lui conférer une bonne image. Voici comment y arriver !

L’impact du message de répondeur sur l’image

Le mécanisme d’accueil téléphonique est un élément représentatif de votre marque. C’est le point de démarrage de votre relation avec votre audience. Tout comme le logo, le message de répondeur permet au client de vous reconnaître.

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Il a également été démontré qu’au téléphone, la moyenne de seconde des appelants est de 45 secondes. Raison pour laquelle le message du répondeur professionnel doit être captivant et de bonne qualité. Il doit communiquer un message précis et unique.

Par ailleurs, le répondeur permet d’orienter le client. C’est un aspect non négligeable pour une bonne expérience client.

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Définir une brève durée du message

Pour réussir votre message de répondeur, vous devez tenir compte de la durée de diffusion. En effet, la durée maximale pour n’importe quel message est de 30 secondes. Si vous dépassez cette marge horaire, le client risque d’être mécontent et de raccrocher avant même d’avoir délivré son message. Notez également qu’en communication, la rapidité est de mise.

Choisir le moment adéquat de diffusion

Le message de répondeur supplée le réceptionniste dans sa tâche de répondre au téléphone. C’est pourquoi il doit être mis en marche lorsque les portes de l’entreprise sont closes et pendant les jours ouvrés. C’est le message de diffusion classique accessible à n’importe quelle heure de la journée.

Élaborer un contenu en adéquation avec les objectifs fixés

Avant de procéder à un enregistrement, vous devez de prime abord fixer les objectifs que vous souhaitez atteindre auprès de votre auditoire. Vous devez avoir à l’esprit que le message doit offrir un accueil rassurant au client, transmettre un message clair et succinct.

Ainsi, vous devez assurer à l’appelant qu’il joint le numéro adéquat. C’est le moment de mentionner une fois de plus les horaires d’ouverture de votre enseigne, renseigner le client sur votre site internet. À la fin, vous pouvez le convier à délivrer son message ou à vous contacter aux horaires de service. Vous pouvez vous rendre sur https://www.ats-studios.com/ pour bénéficier des services d’une agence spécialisée.

Accompagner son message de formules de bienséance

Comme mentionné plus haut, lorsqu’un client ou un prospect est satisfait de son expérience, il est plus enclin à vous recontacter. Et les formules de politesse jouent un rôle crucial. Par conséquent, vous ne devez pas omettre d’ajouter des formules telles que « Merci », « Bien à vous », « À bientôt », etc. afin de mettre le correspondant à l’aise.

Adapter le contenu au type de message sonore

En dehors du message classique de répondeur, vous pouvez faire enregistrer d’autres formes de messages sonores. Le premier est le message professionnel qui est diffusé pendant les périodes de crise ou pour une fermeture occasionnelle de l’enseigne.

En plus des éléments précédemment exposés, ce type de message doit donner le motif de l’interruption et persuader le client de vous recontacter lorsque la situation serait rétablie. Le message de GSM personnalisé est, quant à lui, le second type de message répondeur. Il intervient lorsque vous êtes en congé ou empêché.

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