Nous nous sentons tous submergés par la « paperasse »… Il y a des lettres à rédiger, des réponses aux demandes… et il y a ensuite l’entreposage éventuel de ces documents — et d’autres — pour s’assurer.
Rejeter pour beaucoup d’entre nous, ce classement et le stockage de nos « documents », sont néanmoins d’une importance primordiale, d’autant plus lorsque vous êtes un investisseur immobilier. En tant que bailleur, quels documents immobiliers devez-vous conserver et pendant combien de temps ? Réponses.
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Plan de l'article
Dans des dossiers en papier ou de manière dématérialisée, mais gardez !
Note préliminaire : vous devez vivre avec votre temps. Bien sûr, vous pouvez stocker des dossiers « papier », mais vous pouvez également stocker des dossiers sans papier sur un lecteur flash externe de disque dur ou USB, pour plus de sécurité. Cette dernière méthode de stockage est encore plus accepté aujourd’hui car de plus en plus d’actes sont effectués directement sur un ordinateur, validés par des signatures électroniques.
Dans tous les cas, le papier et l’écriture perdent du terrain. Nous avons signalé dans nos nouvelles « La loi sur le logement ELAN a été adoptée », que la mention manuscrite n’était plus nécessaire pour la mise en liberté sous caution. Auparavant, les personnes nommées « caution » devaient écrire un long texte à la main. A partir de maintenant, le garant n’a qu’à signer la caution. Il peut alors le faire électroniquement, sans bouger s’il est loin, et la caution est conservée à l’ordinateur.
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Combien de temps avez-vous besoin pour conserver les documents ?
Il est prudent de conserver certains documents parce qu’ils seront utiles pour l’exercice d’un droit (pour vous faire rembourser…) ou parce qu’ils serviront de preuve aux autorités fiscales ou judiciaires, fournisseurs ou tout autre partenaires.
Mais tout garder indéfiniment est contre-productif. En fin de compte, les fichiers sont si épais que nous ne sommes plus là. Par conséquent, il est préférable de faire le tri régulièrement et ne garder que ce qui est nécessaire.
La durée minimale varie selon le type de document. Bien sûr, son bon sens exige, à juste titre, que vous conserviez plus longtemps que les périodes minimales de documents liés au conflit qui pourraient être réclamées des années plus tard… Il y a toujours des exceptions à la règle.
Aperçu des délais recommandés :
- À conserver en permanence : titre de propriété de votre propriété.
- À conserver pendant 10 ans : les factures sont liées au travail principal .
- À conserver tout au long de la période de location 3 ans après la fin du bail : contrats de location , registres d’ inventaire et reçus de loyer .
- A conserver pendant la durée de la location 1 an : tout courrier lié à la révision du loyer .
- À conserver pendant la durée du bail, jusqu’à ce qu’un dépôt de garantie soit restitué : inventaire des meubles pour les locations meublées.
- Stocker pendant 5 ans : factures d’eau, d’électricité et de gaz . Pourquoi ? Parce que c’est le délai légal que vous avez pour contester une facture. De leur côté, les prestataires (publics ou privés) ont de 2 à 4 ans pour réclamer une facture impayée. Même période de conservation minimale pour les documents de copropriété que la preuve du paiement des frais, des lettres échangées avec votre syndic , des procès-verbaux de condominium AG, etc. Notez que cette date limite a récemment changé : au 25 novembre 2018, la date limite pour l’action d’un copropriétaire contre l’immeuble était de 10 ans ; elle a été portée à 5 ans. Les relevés de compte et leschèques talons doivent également être conservés 5 ans.Conservez pendant3 ans :déclarations de revenus etavis d’impôt sur le revenu, ainsi quetous les documents justificatifs utilisés (p. ex. coûts réels). L’administration fiscale a ce délai pour vous tenir responsable et, si nécessaire, effectuer un rajustement. Avertissement : Calculez ce délai à partir de l’année qui suit l’exercice (par exemple, votre déclaration de revenus 2017 doit être conservée jusqu’à la fin de 2020).
- conserver pendant 2 ans : factures petits travaux (changement de fenêtre, électricité, etc.), certificats annuels d’entretien des chaudières , test de retour des matériaux (case), documents d’assurance tels que contrats, avis d’expiration, reçus, lettres de résiliation ou preuve de règlement, contrats de prêt et autres pièces justificatives documents (à conserver pendant 2 ans après la dernière expiration) .Pour être stocké pendant 1 an et 8 jours : encaissement À . Après ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé, mais la dette reste due.
- conserver pendant 1 an : factures téléphoniques (fixes et mobiles) et internet , certificats d’ordures , avis fiscaux locaux A (impôt foncier et taxe sur la maison). Attention, s’ils ont fait l’objet d’un allègement, d’une exemption ou d’un abattage, conservez-les pendant 3 ans !
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